档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。
    档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，资源共享。
    完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入厍等环节。
    实现数字化的好处：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便。